Microsoft 365 Copilot: KI im Microsoft-Ökosystem
Wer den ganzen Tag in Outlook, Teams und Word arbeitet, bekommt KI am bequemsten dort, wo er ohnehin ist. Genau das ist das Versprechen von Microsoft 365 Copilot: kein zusätzliches Tool, sondern KI als Funktion in den Programmen, die im Unternehmen längst laufen.
Die Kehrseite: Copilot bindet noch tiefer an Microsoft und kennt nur die Modelle, die Microsoft bereitstellt. Für Entscheider lohnt der nüchterne Blick auf Funktionen, Kosten und die Datenschutz-Details.
Was Microsoft 365 Copilot ist
Copilot ist der Sammelbegriff für Microsofts KI-Assistenten. Für Unternehmen relevant ist Microsoft 365 Copilot: KI in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams, mit Zugriff auf E-Mails, Dokumente und Chats im eigenen Tenant. Copilot fasst Meetings zusammen, entwirft Dokumente, analysiert Tabellen und beantwortet Fragen über die eigenen Firmendaten.
Dazu kommen Copilot Studio für eigene Agenten und seit 2026 Funktionen wie Work IQ, das Arbeitskontext und Präferenzen einbezieht. Unter der Haube laufen OpenAI-Modelle, seit Anfang 2026 ergänzt Microsoft sie für einzelne Funktionen um Claude-Modelle von Anthropic.
Wichtig für die Abgrenzung: Der kostenlose Copilot und Copilot Pro sind Consumer-Produkte ohne Unternehmens-Datenschutz. Für den Firmeneinsatz zählt nur die Business-Lizenz.
Was Copilot kostet
Microsoft 365 Copilot kostet rund 28 EUR pro Nutzer und Monat zusätzlich zur bestehenden Microsoft-365-Lizenz (Stand Juli 2026). Vorausgesetzt wird eine qualifizierende Basis-Lizenz, typischerweise Business Standard, Business Premium, E3 oder E5.
Bei 100 Mitarbeitenden sind das rund 34.000 EUR im Jahr, on top auf die bestehenden Microsoft-Kosten. Agenten und verbrauchsbasierte Funktionen werden zusätzlich über Copilot Credits abgerechnet. Microsoft baut Copilot zugleich schrittweise in die Paketpreise ein, die Preisstruktur ist also in Bewegung.
Zum Vergleich: Multi-Modell-Plattformen wie Langdock liegen bei rund 20 EUR pro Nutzer und Monat, ohne Microsoft-Lizenzpflicht, dafür ohne die tiefe Office-Integration.
Datenschutz: Gelöst, aber mit Fallstricken
Die Grundlagen stimmen: Firmendaten bleiben im Tenant, werden nicht für das Training öffentlicher Modelle genutzt, und die EU Data Boundary sichert vertraglich die Verarbeitung in Europa zu. Der Hessische Datenschutzbeauftragte hat die grundsätzliche DSGVO-Konformität Ende 2025 in einem ausführlichen Bericht bestätigt.
Zwei Punkte verlangen trotzdem Aufmerksamkeit:
Flex Routing: Seit April 2026 kann Microsoft KI-Anfragen bei Lastspitzen in Rechenzentren außerhalb der EU verarbeiten. Für neue Tenants ist das standardmäßig aktiv. Wer die EU Data Boundary strikt einhalten will, muss die Option im Admin Center deaktivieren und die Datenschutz-Folgenabschätzung anpassen.
Berechtigungen: Copilot sieht alles, was der Nutzer sehen darf. Zu weit gefasste Freigaben in SharePoint und Teams werden damit zum KI-Problem: Der Assistent findet das Gehaltsdokument, das nie hätte freigegeben sein dürfen. Vor dem Rollout gehört das Berechtigungskonzept aufgeräumt.
Die generellen Kriterien für rechtssicheren KI-Einsatz haben wir im Artikel zur DSGVO-konformen KI-Nutzung zusammengefasst.
Für wen sich Copilot lohnt
Copilot passt, wenn das Unternehmen tief im Microsoft-Ökosystem steckt und KI vor allem die Office-Arbeit beschleunigen soll: Meeting-Zusammenfassungen, E-Mail-Entwürfe, Dokumentenanalyse. Die Integration in den Arbeitsfluss ist unerreicht, solange dieser Arbeitsfluss aus Microsoft-Tools besteht.
Alternativen passen besser, wenn Modellvielfalt zählt (Copilot kennt nur Microsofts Modellauswahl, Plattformen wie Langdock über 40 Modelle), wenn Microsoft-Abhängigkeit ohnehin ein strategisches Thema ist, oder wenn KI ins eigene Produkt soll. Für KI-Funktionen in der eigenen Website oder Kundenplattform führt an einer direkten KI-Integration über Modell-APIs kein Weg vorbei, Copilot ist dafür nicht gebaut.
Auch hier gilt: Beides kann parallel laufen. Copilot für die interne Office-Arbeit, eine modellagnostische Integration für die eigene Plattform.
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Was kostet Microsoft 365 Copilot?
Rund 28 EUR pro Nutzer und Monat zusätzlich zur bestehenden Microsoft-365-Lizenz (Stand Juli 2026). Vorausgesetzt wird eine qualifizierende Basis-Lizenz wie Business Standard, Business Premium, E3 oder E5. Agenten und verbrauchsbasierte Funktionen kosten extra.
Ist Microsoft 365 Copilot DSGVO-konform?
Grundsätzlich ja. Firmendaten bleiben im Tenant, werden nicht für Modelltraining genutzt, und die EU Data Boundary sichert EU-Verarbeitung zu. Achtung bei Flex Routing (seit April 2026 standardmäßig aktiv), das Anfragen bei Lastspitzen außerhalb der EU verarbeiten kann, und beim Berechtigungskonzept vor dem Rollout.
Was ist der Unterschied zwischen Copilot und Copilot Pro?
Der kostenlose Copilot und Copilot Pro sind Consumer-Produkte ohne AVV und ohne Unternehmens-Datenschutz. Für den Firmeneinsatz ist nur Microsoft 365 Copilot mit Business-Lizenz geeignet, das die Daten im eigenen Tenant hält.
Welche KI-Modelle nutzt Copilot?
Primär OpenAI-Modelle, seit Anfang 2026 für einzelne Funktionen auch Claude-Modelle von Anthropic, jeweils von Microsoft ausgewählt. Eine freie Modellwahl wie bei Multi-Modell-Plattformen gibt es nicht.
Was ist Flex Routing und warum ist es relevant?
Seit April 2026 kann Microsoft KI-Anfragen bei hoher Last in Rechenzentren außerhalb der EU verarbeiten, für neue Tenants standardmäßig aktiv. Wer strikte EU-Verarbeitung braucht, muss die Option im Admin Center deaktivieren und die Datenschutz-Folgenabschätzung aktualisieren.
Ersetzt Copilot eine eigene KI-Integration?
Nein. Copilot beschleunigt die interne Office-Arbeit. KI-Funktionen im eigenen Produkt oder auf der eigenen Website, etwa semantische Suche oder Redaktionsassistenten, brauchen eine direkte Integration der Modell-APIs in die Plattform.
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