Schatten-KI: Wenn Mitarbeitende auf eigene Faust mit KI arbeiten

Wie oft das vorkommt, hat der Bitkom im Sommer 2025 in einer Telefonbefragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten erhoben. Das Ergebnis, veröffentlicht im Oktober, zeigt vor allem eine Lücke: Deutlich mehr Unternehmen rechnen mit privaten KI-Zugängen, als selbst einen anbieten, etwa über eine KI-Plattform.

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist, wer über Zweck und Mittel einer Verarbeitung entscheidet (Art. 4 Nr. 7). Eine Bewerbung wird gesichtet, weil die Organisation eine Stelle besetzt, also bleibt die Verantwortung beim Haus und wandert nicht mit dem Konto.

Die Verarbeitung selbst kann im Einzelfall nach Art. 6 DSGVO zulässig sein. Alles andere fehlt trotzdem: kein Vertrag mit dem Anbieter nach Art. 28, kein Eintrag im Verzeichnis nach Art. 30, keine nachweisbaren Schutzmaßnahmen nach Art. 32, und weder Auskunft noch Löschung sind möglich. Die Schritte vor einer Freigabe stehen im Beitrag zu DSGVO-konformer KI-Nutzung.

Von der Geschäftsführung einer GmbH verlangt § 43 Abs. 1 GmbHG "die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes", und nach Abs. 2 haftet sie der Gesellschaft für den Schaden, der aus einer Pflichtverletzung entsteht. Das setzt einen zurechenbaren Schaden voraus; für Bußgelder und eine Abberufung gilt diese Einschränkung nicht. Im Verein haftet ein unentgeltlich tätiges Vorstandsmitglied nach § 31a Abs. 1 BGB nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

Was diese Sorgfalt organisatorisch bedeutet, hat das OLG Nürnberg am 30. März 2022 (Az. 12 U 1520/19) beschrieben: eine interne Struktur samt Compliance-System gegen Rechtsverstöße durch Mitarbeitende. Zu KI sagt das Urteil nichts, der Maßstab gilt aber unabhängig vom Werkzeug. Eine Einordnung, keine Rechtsberatung.

Vor dem ersten offiziellen Zugang ist die Interessenvertretung zu beteiligen. Eine Plattform mit Zugriffsprotokollen und Nutzungsauswertung ist objektiv geeignet, Verhalten und Leistung zu erfassen, und schon daran hängt das Mitbestimmungsrecht, ganz gleich, ob jemand überwachen will. Welches Regelwerk gilt, hängt von der Trägerschaft ab.

Die University of Melbourne und KPMG haben 2025 in 47 Ländern 48.340 Beschäftigte gefragt, ob sie sensible Firmendaten in öffentliche KI-Werkzeuge hochladen. Das Ergebnis überrascht: Wo KI verboten ist, tun es 67 Prozent, bei einer Nutzungsregel 56 Prozent, ganz ohne Richtlinie 33 Prozent. Verglichen wird dabei allerdings Verbot mit Richtlinie, nicht Verbot mit eigenem Angebot.

Ein zweites Problem: Wer eine Kundendatei versehentlich hochgeladen hat, meldet das nicht, wenn die Meldung zugleich ein Regelverstoß ist. Was eine Meldung nach Art. 33 DSGVO braucht, kommt dann nie an.

Drei Schritte, deren Reihenfolge zählt.

Zuerst ein offizielles Angebot. Solange nichts Freigegebenes da ist, bleibt jede Regel eine Zumutung. Für kleine Teams reichen Business-Tarife mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Trainingsausschluss. Ab mehreren Abteilungen lohnt eine KI-Plattform mit zentraler Nutzerverwaltung und Protokollierung, etwa Langdock.

Dann eine schriftliche Nutzungsregel. Eine Seite genügt, wenn darauf steht, welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten hinein dürfen und wohin man einen Fehler meldet, ohne dafür Ärger zu bekommen.

Zuletzt eine Schulung. Sie erfüllt zugleich die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung, gültig seit dem 2. Februar 2025.

Ein Zugang, für den niemand eine Aufgabe benennt, bleibt liegen, und die privaten Konten kehren zurück. Zwei Vorgänge, mit denen sich anfangen lässt: Die Assistenz der Leitung lässt aus der Mitschrift einer Sitzung einen Protokollentwurf schreiben und gibt ihn frei, bevor er in die Sitzungsmappe geht. Im Fundraising entsteht aus der Ausschreibung eines Förderprogramms eine Gegenüberstellung: Was verlangt der Antrag, was liegt vor, was fehlt?

Beides läuft vielerorts längst, nur im privaten Konto. Ein offizieller Zugang macht es sichtbar, und darauf baut alles Weitere auf: geteilte Assistenten, Automatisierung mit n8n, Firmenwissen per RAG. Wie eine Einführung abläuft, steht unter Langdock einführen.