Eigene Assistenten, austauschbare Modelle: was eine KI-Plattform trägt
Angeschafft wird eine KI-Plattform aus zwei Gründen. Die Fachbereiche bauen sich darauf eigene Assistenten, die einen ganzen Vorgang übernehmen: ein Dokument lesen, die Angaben herausziehen, einen Entwurf ablegen, das Ergebnis zurückmelden. Und die Arbeit läuft weiter, wenn einer der Modellanbieter ausfällt, drosselt oder teurer wird. Darum geht es auf der Leistungsseite.
Dieser Beitrag nimmt sich den Teil vor, der danach kommt und den jemand jahrelang pflegen muss: die Verträge. Ein Vertrag statt vier ist ein Verwaltungsargument, das für sich genommen keine Anschaffung begründet. Beziffern lässt es sich trotzdem, und an einer Stelle schlägt es in ein betriebliches Argument um.
Die Ausgangslage kennen wir aus fast jedem Erstgespräch. Das Marketing arbeitet mit einem Chatdienst, die Entwicklung mit einem zweiten, der Vertrieb hat einen dritten über ein bestehendes Konto, und in der Verwaltung ist ein vierter im Office-Paket mitgekommen, ohne dass ihn jemand ausgesucht hätte.
Eine Plattform nimmt euch dabei Pflegeaufwand ab. Die Verantwortung bleibt, wo sie ist: Verantwortlicher im Sinne der DSGVO bleibt eure Organisation, die Zahl der Subprozessoren sinkt nicht, und mit deutscher Datenhoheit hat die Bündelung nichts zu tun. Durchgerechnet wird das an Langdock, weil diese Plattform in unseren Erstgesprächen am häufigsten auf dem Tisch liegt: ein Vertragspartner in Berlin, deutsches Recht, Modelle von sechs Anbietern dahinter. Was die Plattform kann und wo sie an Grenzen stößt, steht im Überblick zu Langdock.
Was vier Werkzeuge an Verwaltung erzeugen
Jedes Werkzeug, das personenbezogene Daten in eurem Auftrag verarbeitet, braucht einen eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, eine eigene Subprozessor-Bewertung und ein eigenes Löschkonzept.
| Pflicht | Vier Einzelwerkzeuge | Eine Plattform |
|---|---|---|
| Auftragsverarbeitungsvertrag | vier Verträge, teils unterschiedliches Recht | einer, einmal gegen Art. 28 Abs. 3 geprüft |
| Subprozessoren | vier Listen, vier Änderungsmeldungen, vier Widerspruchsfristen | eine Liste mit den Modellanbietern |
| Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO | ein Eintrag je Verarbeitungstätigkeit, darin vier Auftragsverarbeiter | derselbe Eintrag, ein Auftragsverarbeiter |
| Löschkonzept | vier Verfahren, vier Aufbewahrungslogiken | eines, Aufbewahrungsdauer vom Admin gesetzt |
| Nutzerverwaltung | vier Nutzerlisten, vier Offboarding-Schritte je Austritt | ein Verzeichnis mit SSO und SCIM |
| Modellwechsel | neuer Anbieter, neuer Vertrag | Modellwahl pro Unterhaltung |
Die dritte Zeile wird regelmäßig falsch verkauft. Das Verzeichnis nach Artikel 30 wird pro Verarbeitungstätigkeit geführt: Vier Werkzeuge in derselben Tätigkeit sind ein Eintrag mit vier Auftragsverarbeitern, eine Plattform in Personal, Marketing und Support sind drei Einträge. Die Ersparnis steckt in den Anlagen. Artikel 30 Absatz 5 nimmt Organisationen unter 250 Beschäftigten davon aus, aber nur bei risikoloser, gelegentlicher Verarbeitung ohne Daten nach Artikel 9 oder 10, was bei Mitgliederdaten regelmäßig ausscheidet, Einzelheiten unter Schatten-KI.
Woran ihr einen tragfähigen AVV erkennt, geprüft an Langdock
Ein AVV allein sagt noch nichts über seine Qualität. Artikel 28 Absatz 3 DSGVO schreibt vor, was darin stehen muss, und taugt damit als Prüfliste: im Einleitungssatz Gegenstand und Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten, die Kategorien betroffener Personen sowie Pflichten und Rechte des Verantwortlichen, dazu acht Zusagen in den Buchstaben a bis h:
- a) Weisungsbindung, ausdrücklich einschließlich Übermittlungen in Drittländer. Hier hängt bei KI-Plattformen dran, wo die Inferenz stattfinden darf.
- b) Vertraulichkeit der befugten Personen.
- c) Sicherheit nach Artikel 32. Bei Langdock belegt: AES-256 und TLS 1.2+, ISO 27001 zertifiziert, SOC 2 Type II auditiert, die Zertifikatsdetails allerdings nicht öffentlich.
- d) Unterauftragsverarbeiter nur unter den Bedingungen der Absätze 2 und 4. Dafür braucht ihr die namentliche Liste, die bei Langdock am 7. August 2026 öffentlich nicht abrufbar war.
- e) Unterstützung bei Betroffenenrechten.
- f) Unterstützung bei den Artikeln 32 bis 36. Artikel 33 Absatz 2 verpflichtet den Auftragsverarbeiter ohnehin, euch eine Datenschutzverletzung unverzüglich zu melden. Eine vertraglich genannte Frist macht daraus etwas Nachprüfbares. Eure eigenen 72 Stunden laufen davon unabhängig.
- g) Löschung oder Rückgabe aller Daten nach Vertragsende, nach eurer Wahl. Langdocks Nutzungsbedingungen legen dafür keine Frist fest.
- h) Nachweise und Duldung von Audits.
Eine Stufe davor liegt die Frage, ob euer Tarif überhaupt für Auftragsverarbeitung gemacht ist. Bei den verbreiteten Chatdiensten ist Training mit euren Eingaben in den Privattarifen Voreinstellung mit Opt-out und erst in den Geschäftstarifen vertraglich ausgeschlossen. Ein privater Account im Berufsalltag hat überhaupt keinen AVV.
Der Aufwand steckt in der Pflege
Verträge abschließen ist einmalige Arbeit, teuer wird das Danach. Ändert ein Anbieter seine Subprozessorenliste, muss jemand die Meldung lesen, bewerten, dokumentieren und im Zweifel widersprechen, bei vier Anbietern viermal. Beim Austritt einer Person ist der Zugang in vier Systemen zu entziehen, und verwaiste Accounts mit Zugriff auf Chatverläufe sind im Ernstfall meldepflichtig.
Der häufigste Fall ist trotzdem ein anderer: Werkzeuge, von denen die Leitung nichts weiß. Ein Verbot hilft dabei wenig, drei Schritte schon. Erstens inventarisieren, mit einer Abfrage ohne Konsequenz für die, die antworten. Zweitens je Werkzeug entscheiden: auf einen Firmenaccount holen, ersetzen oder stilllegen. Drittens das Ergebnis in die Verarbeitungsübersicht schreiben. Mehr dazu unter Schatten-KI.
Was die Bündelung nicht leistet
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO bleibt eure Organisation, von der Rechtsgrundlage bis zur Meldepflicht. Was das praktisch heißt, steht im Beitrag zu DSGVO-konformer KI.
Auch die Zahl der Subprozessoren sinkt nicht, sie rutscht eine Ebene tiefer: Langdocks Nutzungsbedingungen benennen fünf Verarbeitungswege einzeln, von Microsoft Azure bis Black Forest Labs.
Und die Bündelung ist keine Datenhoheit. Eigentümerstruktur in Delaware, die Frankfurt-Behauptung, weltweite Inferenz bei globalem Deployment, Verschlüsselung und Zertifikate stehen mit Quellen im Überblick zu Langdock. Für die Beschaffung genügt ein Satz: Ein Vertragspartner in Berlin und Datenhoheit sind zwei verschiedene Dinge. Ob die Kontrolle einer US-Mutter über die Daten der Tochter einen CLOUD-Act-Zugriff auslöst, ist umstritten; Artikel 48 DSGVO verlangt dafür grundsätzlich ein Rechtshilfeabkommen, lässt die Ausnahmen des Artikels 49 aber unberührt.
EU AI Act: welche Pflicht euch wirklich trifft
In den Beratungsunterlagen, die uns Kunden zeigen, wird am häufigsten die Rolle verwechselt. Wer Langdock einsetzt, ist Betreiber nach Artikel 3 Nummer 4: wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, ausgenommen die persönliche, nicht berufliche Tätigkeit. Anbieter ist nach Artikel 3 Nummer 3, wer ein KI-System oder ein GPAI-Modell entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt. Die Artikel, die in Präsentationen am häufigsten stehen, adressieren den Anbieter:
| Pflicht | Wen sie trifft | Was daraus folgt |
|---|---|---|
| Art. 4 KI-Kompetenz | Anbieter und Betreiber, seit 02.02.2025 | Maßnahmen ergreifen, die den Aufbau von KI-Kompetenz unterstützen, und sie dokumentieren |
| Art. 5 Verbotene Praktiken | alle, seit 02.02.2025 | Keine Anwendungsfälle bauen, die darunter fallen; das Governance-Add-on hat eine Regel-Vorlage |
| Art. 50 Abs. 4 Transparenz | Betreiber, seit 02.08.2026 | Deepfakes kennzeichnen; bei Texten nur zur Information der Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse, und nicht bei redaktioneller Verantwortung |
| Art. 26 Betreiberpflichten | Betreiber von Hochrisiko-Systemen nach Art. 6: Anhang III ab 02.12.2027, Anhang I ab 02.08.2028 | Menschliche Aufsicht benennen, Eingabedaten prüfen, Protokolle aufbewahren, Beschäftigtenvertretung informieren |
| Art. 11, 12, 14, 72 | Anbieter | Trifft euch nicht bei fremder Plattform; die Betreiberseite steht in Art. 26 |
Artikel 4 trifft jede Organisation, die ein solches Werkzeug freischaltet. Er gilt seit dem 2. Februar 2025 und kennt keine Hochrisikoschwelle. Seinen Maßstab hat der Digital-Omnibus zur KI gesenkt: Seit dem 27. Juli 2026 müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, die den Aufbau von KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen, und schulden kein bestimmtes Kompetenzniveau einer einzelnen Person mehr. Aus einer Ergebnispflicht ist damit eine Bemühenspflicht geworden, der Nachweis dafür bleibt derselbe. Die 90-Minuten-Einweisung, die bei jeder Einführung ohnehin ansteht, ist euer Beleg: Haltet Datum, Teilnehmerliste und Inhalte fest.
Die zweite Pflicht mit Datum ist Artikel 50 Absatz 4, seit dem 2. August 2026 in Geltung: Deepfakes sind als künstlich erzeugt zu kennzeichnen. Für Texte greift er enger, als Schulungen es darstellen, nämlich nur zur Information der Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse und auch dann nicht bei redaktioneller Verantwortung. Der KI-Entwurf für den Mitgliederbrief fällt in aller Regel nicht darunter, ein ungeprüfter Pressetext schon. Beim Bau eigener Assistenten kommt Artikel 25 dazu: Bei Hochrisiko-Systemen kann ein Betreiber unter bestimmten Umständen selbst zum Anbieter werden.
Die Hochrisiko-Stufe selbst ist nach hinten gerückt. Der Digital-Omnibus zur KI, Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, in Kraft seit dem 27. Juli 2026, hat Artikel 113 der KI-Verordnung neu gefasst: Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten ab dem 2. Dezember 2027, die nach Anhang I ab dem 2. August 2028. Was sich verschiebt, ist der Stichtag. Die Einordnung selbst steht weiterhin an: Ob ein Anwendungsfall überhaupt unter Anhang III fällt, etwa eine KI-gestützte Vorauswahl von Bewerbungen, klärt ihr besser jetzt als 2027. Die Verbote aus Artikel 5 und die Transparenzpflichten aus Artikel 50 sind von der Verschiebung nicht berührt. Quelle: Amtsblatt L, 2026/1744 vom 24.07.2026, sowie die Mitteilung der EU-Kommission zum Inkrafttreten, beide abgerufen am 10. August 2026.
Bleibt das Governance-Add-on. Belegbar deckt es ein Agenten-Inventar mit Eigentümer, Sichtbarkeit und Freigabe ab, dazu Compliance-Regeln bei jeder neuen Agent-Version und eine Vorlage zu Artikel 5. Euren Artikel-4-Beleg erzeugt es nicht, und ob ihr ein Hochrisiko-System betreibt, beantwortet es ebenfalls nicht. Welche Rolle euch trifft, ordnet EU AI Act im Mittelstand ein.
Was tatsächlich trägt
Ein AVV mit einem Vertragspartner, der Langdock GmbH in Berlin, den ihr einmal gegen die Liste aus Artikel 28 Absatz 3 prüft. Ein Ansprechpartner. Deutsches Recht und Gerichtsstand Berlin, während in den Verträgen der Einzelwerkzeuge regelmäßig ausländisches Recht und ein ausländischer Gerichtsstand stehen.
Am meisten wert ist auf Dauer eine Zeile aus der Produktbeschreibung: Das Modell lässt sich pro Unterhaltung wählen und jederzeit wechseln. Kein neuer Anbieter, keine neue Prüfung nach Artikel 28. Das ist der Punkt, an dem das Verwaltungsargument in ein betriebliches umschlägt. Wenn ein Anbieter ausfällt, drosselt oder die Preise anhebt, arbeitet ihr am selben Vormittag mit einem anderen Modell weiter, statt eine Beschaffung anzustoßen. Dieselbe Zeile trägt die Assistenten, die auf der Plattform entstehen: Sie hängen an der Rolle und den Instruktionen, nicht an einem Anbieternamen. Das macht eine KI-Plattform aus und ist der belastbare Teil der Souveränitätsdiskussion.
Im Alltag sieht das so aus. Eine Sachbearbeiterin in der Mitgliederverwaltung lädt einen Förderbescheid hoch. Der Assistent zieht Frist, Auflagen und die Form des Verwendungsnachweises heraus und legt daraus eine Aufgabenliste mit Fälligkeiten an, die dieselbe Sachbearbeiterin freigibt. In den Häusern, mit denen wir sprechen, sind das sechs bis zwölf Bescheide im Jahr; die Zahl ist eine Größenordnung aus dem Erstgespräch und keine Zusage. Wechselt das Modell dahinter, bleibt dieser Assistent unverändert bestehen, samt Rolle, Instruktionen und Wissensordner.
Welche Entscheidungen in kleinen Organisationen vor einer solchen Plattform fallen müssen, steht in Sechs Entscheidungen vor der KI-Plattform, und wie wir das begleiten, auf der Leistungsseite Langdock einführen und betreuen.
Reicht ein AVV mit dem Plattformanbieter, oder brauchen wir zusätzlich Verträge mit den Modellanbietern dahinter?
In der Regel ja, weil die Modellanbieter als Unterauftragsverarbeiter in dessen Kette hängen. Deshalb müsst ihr die Subprozessorenliste kennen, sie ist Teil eurer eigenen Dokumentation.
Woran erkennen wir schnell, ob ein AVV lückenhaft ist?
An drei Stellen. Erstens die Löschung nach Vertragsende: Die Zusage schreibt Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe g vor, eine Frist dagegen nicht, genau die solltet ihr euch geben lassen. Zweitens die Frist für die Meldung einer Datenschutzverletzung, denn eure 72 Stunden nach Artikel 33 laufen unabhängig davon. Drittens die namentliche Subprozessorenliste.
Trifft uns der EU AI Act, wenn wir eine Plattform nur benutzen?
Ja, als Betreiber nach Artikel 3 Nummer 4. Damit gelten Artikel 5 und Artikel 4 zur KI-Kompetenz, beide seit dem 2. Februar 2025, sowie die Transparenzpflicht aus Artikel 50 Absatz 4 seit dem 2. August 2026. Artikel 26 kommt hinzu, wenn ihr ein Hochrisiko-System nach Artikel 6 betreibt: Anhang III gilt ab dem 2. Dezember 2027, Anhang I ab dem 2. August 2028, beide verschoben durch den Digital-Omnibus zur KI, Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026. Die Artikel 11, 12, 14 und 72 richten sich an Anbieter.
Ist Langdock ein deutscher Anbieter?
Vertraglich ja: Langdock GmbH in Berlin, deutsches Recht, Gerichtsstand Berlin. Eigentumsrechtlich nein, die GmbH gehört zu 100 % der Langdock Inc. in Delaware. Beides gleichzeitig zu sagen ist die korrekte Antwort.
Was ändert sich vertraglich, wenn wir das Modell wechseln?
Auf einer Plattform bleibt der Vertragspartner derselbe, zu prüfen ist einzig die EU-Region des neuen Modells. Bei Einzelwerkzeugen bedeutet ein Modellwechsel einen neuen Anbieter und einen neuen AVV.
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