Sechs Entscheidungen vor der KI-Plattform

Unterhalb von etwa zehn Zugängen gibt es das Verwaltungsproblem noch nicht, das eine Plattform löst: Ein Team von drei Personen braucht kein Rechtekonzept. Darüber ändert sich die Frage nicht mehr, nur ihr Zuschnitt.

Zwei Dinge sind dabei entschieden, bevor die Diskussion beginnt. Der Betrieb: Eine dedizierte Instanz gibt es bei Langdock erst ab 2.000 Zugängen, eigenes Hosting und On-Premise ab 5.000, darunter bleibt Multi-Tenant-SaaS auf Microsoft Azure mit Servern in der EU. Und der Preis: Volumenrabatte beginnen bei 51 Zugängen, darunter gilt der Listenpreis. Ob Langdock im Einzelfall verhandelt, ist nirgends dokumentiert. Die 20 % bei Jahreszahlung gibt es unabhängig von der Größe.

Was bleibt, sind die Rollen. Auftraggeber, Administratorin, Datenschutzverantwortlicher und die ein, zwei Personen, die später Assistenten bauen, sind in kleinen Häusern oft zwei Personen, manchmal eine. Das beschleunigt Entscheidungen und wird zum Problem, sobald niemand die Rollen benennt und hinterher jeder annimmt, an den Datenschutz habe schon jemand anderes gedacht.

Mit der Größe verschiebt sich das. Ab etwa hundert Beschäftigten liegen die Rollen auf verschiedenen Schultern, es gibt eine IT-Leitung, die mitredet, mehrere Fachbereiche melden eigene Anwendungsfälle an, und die Freigabe eines Anwendungsfalls braucht länger als seine Einrichtung. Die sechs Entscheidungen bleiben dieselben, nur trifft sie dann ein Gremium und nicht mehr die Geschäftsführung allein.

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die Organisation als juristische Person, vertreten durch Vorstand oder Geschäftsführung. Nicht die Kollegin, die den Account anlegt, und nicht Langdock: Langdock ist Auftragsverarbeiter. Den Auftragsverarbeitungsvertrag müsst ihr über das Trust Center anfordern, zusammen mit der Subprozessorenliste. Was inhaltlich zu prüfen ist, steht im Beitrag zu DSGVO-konformer KI; die acht Zusagen aus Artikel 28 Absatz 3 DSGVO als Prüfliste, durchgegangen an einem konkreten Vertrag, findet ihr in was eine KI-Plattform vertraglich trägt.

Die zweite Hälfte dieser Entscheidung ist unangenehmer, weil sie Zuständigkeiten berührt. Eine laufende Lizenz für dreißig Personen ist in vielen Satzungen und Geschäftsordnungen beschlusspflichtig. Und ein Werkzeug, das Verhalten und Leistung erfassen kann, löst Mitbestimmung aus, je nach Trägerschaft in vier verschiedenen Formen:

• In privatwirtschaftlichen Betrieben der Betriebsrat, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, Ergebnis ist eine Betriebsvereinbarung.
• In Behörden und öffentlichen Einrichtungen der Personalrat, nach dem BPersVG oder dem Personalvertretungsgesetz des jeweiligen Landes, Ergebnis ist eine Dienstvereinbarung.
• In kirchlicher Trägerschaft die Mitarbeitervertretung, nach der MAVO auf katholischer und dem MVG-EKD auf evangelischer Seite, Ergebnis ist ebenfalls eine Dienstvereinbarung.
• Gibt es kein Gremium, tritt an dessen Stelle eine schriftliche Hausregel, beschlossen von der Leitung und allen bekannt gemacht.

Welche der vier Formen greift, hängt an eurer Rechtsform und eurem Träger; mit der Größe hat es nichts zu tun. Das ist eine Einordnung und keine Rechtsberatung; die verbindliche Antwort gibt euer Justiziar oder eure Anwältin. Klärt ihr das erst nach dem Testzeitraum, ist der Testzeitraum verbraucht.

Zwei Listen, erlaubt und verboten, beide kurz und beide schriftlich. Mitgliederdaten, Bewerbungen, Beratungsprotokolle und alles Gesundheitsbezogene gehören auf die zweite, solange die Rechtsgrundlage nicht geklärt ist. Diese Entscheidung lässt sich nicht an die IT abgeben, weil sie von der Rechtsgrundlage abhängt und nicht von der Technik.

Dazu gehört die Modellauswahl, die bei einer Plattform der Administrator trifft. Eine Zählung von gewusst-ki.de mit Stand 4. August 2026 kommt bei Langdock auf 35 verfügbare Modelle, von denen 7 keine EU-Region haben. Für Modelle mit globalem Deployment erlauben die Nutzungsbedingungen Inferenz weltweit. Bei einer Zusage auf reine EU-Verarbeitung schaltet ihr die betroffenen Modelle ab und dokumentiert das. Diese Entscheidung fällt einmal und wirkt auf jeden Zugang.

Ein Werkzeug ohne benannten Anlass wird zum Spielzeug der drei Personen, die ohnehin gern Neues ausprobieren. Ein tragfähiger erster Vorgang kommt regelmäßig vor, ist textlastig, ein Fehler darin ist billig, und es gibt eine Person, die ihn heute macht und gern loswürde. In kleinen Häusern sind es fast immer dieselben drei Kandidaten:

• Sitzungsprotokoll. Die Vorstandsassistenz übergibt die Tonaufnahme einer Sitzung und bekommt einen Protokollentwurf mit Beschlüssen und Zuständigen zurück, den sie selbst freigibt. Acht bis zwölf Sitzungen im Jahr sind hier die übliche Menge.
• Erstantwort auf wiederkehrende Anfragen. Die Geschäftsstelle bekommt zu einer eingegangenen Mitgliederanfrage einen Antwortentwurf, der auf die hinterlegte Beitrags- und Satzungsordnung verweist, und schickt ihn von Hand ab. Zwanzig bis vierzig Anfragen im Monat.
• Förderunterlagen. Die Projektleitung lädt einen Förderbescheid hoch und erhält Fristen, Auflagen und die verlangte Form des Verwendungsnachweises als Liste mit Fälligkeiten. Sechs bis zwölf Bescheide im Jahr.

Diese Mengen stammen aus unseren Erstgesprächen und sind als Größenordnung zu lesen. Eure eigene Zahl erhebt ihr vor der Freischaltung. Eigene Bescheide zu erlassen, Personalentscheidungen und alles, was ohne menschliche Freigabe hinausgeht, gehört nicht auf diese Liste.

Zum Anlass gehört die Zahl, an der ihr später ablest, ob er sich erledigt hat. Die muss vor der Freischaltung erhoben sein, weil sie danach niemand mehr rekonstruiert: die heutige Bearbeitungszeit für den Vorgang, gemessen an den Personen, die ihn machen. Der siebentägige Testzugang ohne Kreditkarte reicht für diese Messung, sein Guthaben ist knapp bemessen und trägt keinen dauerhaft laufenden Workflow.

Rechnet dabei mit mehr Zeit, als die Anbieterlogik nahelegt, und zwar dreistufig: erste Nutzung in Tagen, spürbare Entlastung im ersten Vorgang nach Wochen, veränderte Arbeitsweisen im ganzen Haus nach etwa zwei Monaten. Ein veröffentlichter 90-Tage-Praxistest nennt sechs bis zehn Wochen bis zum spürbaren Nutzen.

Für die Betreuung muss eine Person benannt werden, keine Abteilung. Findet sich niemand, der die Aufgabe übernimmt, hat das Vorhaben im Haus gerade keine Priorität, und dann lohnt der Start noch nicht. Der laufende Betrieb selbst ist Verwaltungsarbeit: Zugänge anlegen und entziehen, Modelle freigeben, Aufbewahrungsdauer und Ausgabenlimit setzen, Kosten prüfen. Eine Person mit ein paar Stunden im Monat schafft das.

Zur Betreuung gehört die Einweisung derer, die damit arbeiten. Ihr Umfang hängt davon ab, wer im Haus was tut: Wer nur Texte entwirft, braucht etwas anderes als die zwei Personen, die anschließend Assistenten bauen. Ein festes Format lässt sich dafür nicht vorab festlegen, wohl aber die Frage, wer die Einweisung verantwortet und wo das Ergebnis dokumentiert wird. Der wichtigste Effekt liegt neben der Bedienkompetenz: Sie löst ab, was vorher lief. In fast jeder Organisation arbeiten Einzelne längst mit privaten KI-Accounts, ohne dass die Leitung davon weiß. Was das kostet, steht im Beitrag zu Schatten-KI.

Wo Ehrenamtliche, Saisonkräfte oder Projektteams mitarbeiten, ist die Nutzerzahl keine feste Größe: vier Personen dauerhaft, acht projektweise, zwei nach Projektende weg. Langdock rechnet pro Zugang und Monat ab, tageweise Zugänge sind nicht dokumentiert. Die Nutzerzahl aus der Mitarbeiterliste abzuleiten geht deshalb regelmäßig daneben.

Ein Sammelaccount für "das Team" ist die schlechteste Antwort darauf. Geteilte Zugänge machen jede Protokollierung wertlos, verhindern das Offboarding und laufen dem Auftragsverarbeitungsvertrag zuwider. Was funktioniert: eine feste Kernbesetzung plus zwei bis drei Wechselplätze, die zum Monatsende umgehängt werden. Bei noch unbekannter Fluktuation ist die monatliche Laufzeit die sichere Wahl, der Jahresrabatt entfällt dann.

Mehrere Geschäftskunden datieren auf Trustpilot eine Umstellung der Nutzungslimits auf den 21. April 2026 und berichten, sie sei nach ihrem Vertragsabschluss und ohne Ankündigung erfolgt, Zitat vom 4. Mai 2026: "plötzlich kommen unangekündigt Nutzungslimits, die bei Vertragsabschluss nicht kommuniziert waren." In Langdocks Dokumentation steht dieses Datum nicht.

Der Mechanismus steht in Langdocks eigener Dokumentation: Sitzungsfenster von fünf Stunden, Wochenfenster mit Reset am Montag, Routing auf ein Fallback-Modell beim Limit. Entscheidend ist die Lücke dahinter: Die Kontingente pro Zugangstyp sind nicht veröffentlicht, vor Vertragsschluss lässt sich also nicht ausrechnen, wann ein intensiver Nutzer ins Limit läuft.

Vier Punkte gehören deshalb vor die Unterschrift, schriftlich beim Anbieter erfragt: die Kontingente pro Zugangstyp, eine Ankündigungsfrist für Änderungen am Nutzungsmodell, ein Sonderkündigungsrecht bei Verschlechterung, und der Weg, auf dem ihr Chats, Dateien und Assistenten exportiert. Einen Standardvertrag schreibt in dieser Größenklasse niemand um; zu bekommen ist eine belastbare Auskunft, und die reicht, um vor dem Beschluss zu wissen, worauf ihr euch einlasst. Eine Löschfrist nach Vertragsende nennen die Nutzungsbedingungen nicht, die müsst ihr euch geben lassen. Die Kündigungsfristen selbst sind handhabbar: Ein Monatsvertrag verlängert sich automatisch mit sieben Tagen Frist, ein Jahresvertrag um zwölf Monate mit 14 Tagen.

Kaum jemand sagt, dass eine Entscheidung noch offen ist. Zu hören ist sie an Sätzen, die in einer Sitzung fallen, ohne dass jemand widerspricht.

Ein einzelnes Anzeichen ist normal. Häufen sie sich, ist die Reihenfolge falsch: Dann steht die Werkzeugfrage vor der Klärung, und das Werkzeug wird die Klärung nicht ersetzen.

Das meiste. Die Rollen benennen, die beiden Datenlisten schreiben, den Anlass auswählen und die Ausgangszeit messen, den AVV anfordern: Das sind Entscheidungen der Leitung, keine Beratungsleistung. Eine Organisation, die alle sechs Punkte für sich beantwortet hat, richtet die Plattform in einer Woche ein und braucht dafür niemanden.

Von außen lohnt sich der Blick an zwei Stellen. Erstens dort, wo eine Entscheidung von Rechtsgrundlagen abhängt, die im Haus niemand regelmäßig liest, etwa bei Daten nach Artikel 9 DSGVO oder bei der Frage, ob ein Anwendungsfall unter den EU AI Act fällt. Zweitens dort, wo die Antwort unangenehm ist und deshalb niemand sie ausspricht, etwa bei der Betreuung. Wie wir das erheben, steht auf der Leistungsseite Langdock einführen und betreuen, samt dem kostenfreien Erstgespräch, in dem sich das ohne Vorleistung sortieren lässt. Was wir dabei vorschlagen, ergibt sich aus der Erhebung und steht nicht vorher fest.

Ein Hinweis in eigener Sache, weil er die Einordnung erleichtert: Geprüft am 7. August 2026 ist arocom kein gelisteter Langdock-Partner. Wir verkaufen keine Lizenzen und verdienen an der Lizenz nichts. Die Standortbestimmung kann deshalb auch gegen die Plattform ausfallen.